Parte de mi día a día como propietaria de una empresa de administración de propiedades horizontales y como socia de una empresa de organización de asambleas virtuales, es realizar, varias veces al mes, asambleas de propietarios. Para quienes solo asisten como participantes quizás perciban un proceso muy simple, pero la logística, preparación y desarrollo de una asamblea de propietarios requiere de mucha organización y detalle.
Parte de esta logística y organización es actualizar, previo a la celebración de la asamblea, la base de datos de propietarios del edificio o residencial contra lo establecido en el registro público. Esto, con la finalidad de permitir la participación, ya sea física o virtual, solamente al propietario inscrito. Consentir la participación y votación de personas que no sean propietarios en una asamblea podría acarrear nulidades tanto del acto, como de las decisiones que ahí se tomen. Por lo tanto, es importante para el administrador de la propiedad horizontal respectiva tener esto claro al momento de aprobar el registro electrónico para asambleas de propietarios o al permitir firmar un listado de asistencia presencial.
La ley que regula la propiedad horizontal en Panamá permite que participen los propietarios en la siguiente forma:
1. En caso de persona natural, participará por derecho propio el propietario que aparezca inscrito en el registro público, sin necesidad de mayor formalidad.
2. Cuando la unidad perteneciere a varias personas, los propietarios deberán designar a uno solo para que ejerza los derechos correspondientes de la respectiva unidad inmobiliaria en la asamblea.
3. Si la unidad está inscrita bajo una persona jurídica, deberá hacerse representar por el apoderado inscrito, representante legal o por un tercero, mediante la presentación 24 horas antes de la asamblea, de un poder simple.
En el caso de unidades inscritas bajo una persona jurídica, el poder deberá ser emitido por quien ostente la representación legal en el Registro Público. Por ende, no solo es importante saber bajo qué nombre está registrada nuestra propiedad, sino conocer quiénes conforman su junta directiva o consejo fundacional. Salvo que el poder que se presente esté acompañado de una copia reciente del certificado del registro público, se recomienda al administrador confirmar en la plataforma del registro público que en efecto quien otorga el poder ostenta la representación legal de la persona jurídica. De lo contrario, el poder podría no ser válido.
Los mayores inconvenientes los vemos en las unidades que están registradas bajo un fideicomiso. En este caso el ocupante de la unidad debe acudir a la entidad financiera o bancaria y solicitar el poder de representación respectivo. Y esto es así porque al financiar propiedades bajo esta figura, la propiedad aparece registrada bajo el nombre del fiduciario y no del comprador de la unidad.
El desconocimiento de cómo está registrada una propiedad no solo acarrea inconvenientes al momento de una asamblea, sino al momento de realizar otras gestiones relacionadas con la propiedad horizontal como realizar solicitudes a la administración, emisión de recibos de pago, paz y salvos, estados de cuenta, firmar contratos de alquileres, compraventas y similares. Para evitar contratiempos y asegurar la participación debida en las asambleas de propietarios, les recomendamos lo siguiente:
1. Revisar las escrituras públicas de compraventa de su unidad para confirmar qué persona natural o jurídica aparece como propietario.
2. Si el propietario es una persona jurídica, confirme en el Registro Público quién ostenta la representación legal. Ésta será la personal autorizada a participar en la asamblea de propietarios o quien podrá otorgar un poder de representación.
3. Si su propiedad está bajo un fideicomiso, deberá gestionar con su entidad bancaria un poder que lo autorice a participar en la asamblea y a ser electo como parte de la junta directiva. Estos poderes demoran un promedio de 15 días en ser emitidos y generalmente valen para el futuro, por lo cual le recomendamos hacer esta gestión con tiempo.
4. Si la propiedad está registrada bajo 2 o más personas, informe a la administración quien será la persona designada a representar la unidad ante todas las gestiones con la propiedad horizontal, incluyendo la participación en las asambleas de propietarios.
El estar seguros cómo está registrada nuestra propiedad en el Registro Público nos garantizará una participación legítima en las asambleas de propietarios y nos evitará apuros e inconvenientes de último momento.
La autora es abogada y dueña de Administra Pty.